No te dejes engañar por la licencia de acceso indirecto de SAP

CIUDAD DE MÉXICO, 17 de febrero de 2021 /PRNewswire/ -- Aprovechar las nuevas tecnologías innovadoras como la inteligencia artificial, aprendizaje automatizado e internet de las cosas probablemente requiera acceso y procesamiento de datos en el entorno SAP del licenciatario. A medida que las empresas se apresuran a desarrollar la próxima mejora en la experiencia del cliente, impulsada por la tecnología, o la mejora de procesos para alcanzar un ahorro de costos, es posible que, sin saberlo, estén realizando actividades que podrían generar grandes multas debido a problemas de cumplimiento con la licencia de acceso indirecto de SAP.

¿Qué es el acceso indirecto SAP?

De acuerdo con SAP, el "acceso indirecto" se produce cuando:

• las personas o las cosas usan el núcleo digital (es decir, confían en el poder de procesamiento de SAP ERP o S / 4HANA para habilitar los procesos) sin iniciar sesión directamente en el sistema
• cualquier ser humano, dispositivo o sistema utiliza indirectamente el núcleo digital a través de software intermediario que no es de SAP, como una interfaz que no es de SAP, una solución personalizada o cualquier otra aplicación de terceros.
• dispositivos no humanos, bots, sistemas automatizados (por ejemplo, RPA), etc. utilizan el núcleo digital de cualquier forma.

Con la variedad de tecnologías en juego en los entornos empresariales, es posible que algunas organizaciones no estén conscientes de la manipulación de datos entre sistemas o de las posibles ramificaciones, hasta que se lleve a cabo una costosa auditoría de licencia de acceso indirecto de SAP.

¿Quedarse o intercambiar? Entiende las opciones

En 2018, probablemernte motivados por la mala prensa y clientes molestos, SAP introdujo un nuevo modelo de precios de acceso digital. Bajo el nuevo modelo, el acceso humano y el acceso indirecto se cobran de manera diferente:

• El acceso humano todavía se cobra por usuario.
• La lectura estática indirecta todavía se permite bajo ciertas circunstancias mientras no resulte en actualizaciones del sistema SAP.
• El acceso digital ahora se cobra en una escala ponderada por partida de un documento. Una partida en un pedido de ventas tendría un peso asignado de 1.0x. Una partida de un pedido de material pesa 0,2 veces. Este precio basado en documentos se basa en nueve tipos de documentos, contados una vez con todas las funciones de lectura, actualización o eliminación incluidas.

Aparte de la conversión a S / 4HANA, que ofrece un valor comercial cuestionable para muchos usuarios de SAP, SAP ofrece a los licenciatarios tres opciones:

1. No hacer nada: el licenciatario puede mantener el contrato existente y sin cambios a sus licencias.
2. Intercambio de licencias: el licenciatario puede mantener el contrato SAP existente y comprar o transferir licencias existentes a licencias basadas en documentos para fuentes de acceso indirecto. Bajo este modelo, los licenciatarios de SAP podrían ser elegibles para créditos al transferir licencias de Usuario y / o Pedidos hacia la compra de licencias de documentos.
3. Conversión de contrato: el licenciatario puede convertir su contrato de licencia de SAP existente en un contrato y estructura de licencia S / 4 HANA. Esta conversión requiere llevar el 100% del mantenimiento previo bajo el nuevo contrato y tarifas adicionales por la funcionalidad de S / 4. Si esta conversión no incluye licencias de acceso digital, entonces las fuentes de acceso indirecto de SAP seguirán siendo un riesgo de cumplimiento. Se recomienda precaución.

Mantente a la vanguardia del cumplimiento de las licencias de SAP de acceso indirecto

Muchos clientes de SAP optan por no hacer nada, lo cual es una opción viable. Sin embargo, no hacer nada requiere un proceso diligente de gestión de acceso al software para mitigar el riesgo de incumplimiento de la licencia de acceso indirecto de SAP y evitar posibles sanciones de auditoría. Mantenerse a la vanguardia de una auditoría de SAP significa estar al tanto del uso y los derechos bajo las licencias.

• Este es un buen momento para solicitar la ayuda de un experto externo para medir con precisión el uso de SAP y obtener recomendaciones sobre asignaciones efectivas de licencias de usuario.

Una lista de verificación de gestión de activos, disponible en el documento técnico "Software Asset Management Guidance for SAP Licensees", puede ayudar a gestionar los recursos de SAP:

1. Designar a un administrador de los activos de licencias de software
2. Gestionar un inventario de licencias de software
3. Implementar un programa de gestión de activos
   1. Administrar el acceso de los usuarios y los tipos de licencia asignados a los usuarios finales.
   2. Crear un proceso formal para habilitar nuevas funciones.
   3. Crear procesos formales de aprovisionamiento y desaprovisionamiento.
4. Crear y mantener un registro de implementación de productos
   1. Realizar una evaluación del uso de la licencia al menos una vez al año.
   2. Auto-auditar o solicitar la revisión de un proveedor independiente
5. Validar los resultados de la auditoría antes de enviarlos a SAP

Afronta la auditoría de SAP con confianza

Las organizaciones pueden no tener el tiempo o los recursos para realizar un seguimiento de las licencias y los contratos de las aplicaciones. Y no tienen por qué hacerlo. Tiene prioridad la necesidad de centrarse en actividades estratégicas que generen resultados comerciales tangibles. Los servicios de asesoría de licencias de Rimini Street pueden ayudar a los licenciatarios de SAP a comprender los acuerdos de licencia de sus proveedores y limitar la exposición al riesgo de incumplimiento de licencias.

El proceso comienza con una entrevista para comprender mejor la arquitectura del sistema, los productos con licencia, las métricas y los riesgos potenciales. Los titulares de licencias de SAP reciben orientación sobre las políticas de licencias de los proveedores, las mejores prácticas de cumplimiento y las dificultades de las licencias como parte de los servicios de asesoramiento gratuitos de Rimini Street.

Si se necesita una evaluación y / u optimización del uso de la licencia, los servicios de Rimini Street Software Asset Management (SAM) se ofrecen mediante suscripción. Estos servicios encuentran fuentes potenciales de riesgo de cumplimiento de licencias, incluido el acceso indirecto de SAP, al registrar el uso real de SAP basado en el análisis de datos de transacciones. Respaldados por la experiencia de Rimini Street en licencias de SAP, los licenciatarios de SAP pueden enfrentar una auditoría anual de SAP con confianza y estarán bien posicionados para tomar decisiones informadas sobre las futuras necesidades de licencias de SAP.

Los servicios de asesoría de licencias de Rimini Street han ayudado a los clientes a:

• Limitar la exposición a requisitos de licencia adicionales, identificando áreas clave donde una exportación estática de sólo-lectura no correría el riesgo de un mal uso contractual con SAP.
• Optimizar las asignaciones de licencias de SAP para garantizar que las licencias existentes se asignen de la manera más eficaz posible para evitar gastos innecesarios en el futuro.

Un cliente de servicios SAM de Rimini Street ahorró $612,000 dólares en posibles tarifas de cumplimiento de licencias al optimizar su uso de SAP y eliminar usuarios innecesarios antes de una auditoría de SAP.

FUENTE Rimini Street