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DGAP-News: ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
ADLER Real Estate Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 14.12.2021 in https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021 mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
04.11.2021 / 15:05
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.
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ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
Berlin
WKN 500800 / ISIN DE0005008007
WKN A3H3LB / ISIN DE000A3H3LB3
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2021
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionärinnen und Aktionäre
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zur
ordentlichen Hauptversammlung
am 14. Dezember 2021 um 10:00 Uhr (MEZ)
ein.
Ort der Versammlung im Sinne des Aktiengesetzes:
Hotel Pullmann Berlin Schweizerhof, Budapester Straße 25, 10787 Berlin
Die diesjährige ordentliche Hauptversammlung wird ohne physische Präsenz ihrer Aktionäre oder Bevollmächtigten als virtuelle
Hauptversammlung durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten die virtuelle
Hauptversammlung nicht vor Ort im Hotel Pullmann Berlin Schweizerhof, Budapester Straße 25, 10787 Berlin, verfolgen können.
I. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2020, des zusammengefassten
Lageberichts für die ADLER Real Estate Aktiengesellschaft und den Konzern für das zum 31. Dezember 2020 endende Geschäftsjahr
sowie des Berichts des Aufsichtsrats und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben gemäß §§ 289a Abs. 1, 315a
Abs. 1 HGB, jeweils für das zum 31. Dezember 2020 endende Geschäftsjahr
Diese Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
ab dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung zugänglich. Sie werden auch während der Hauptversammlung auf der Internetseite
der Gesellschaft zugänglich sein.
Der vom Vorstand am 31. März 2021 aufgestellte Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2020 ist vom Aufsichtsrat am 24. März
2021 gemäß § 172 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) gebilligt worden; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Zugleich hat der
Aufsichtsrat den Konzernabschluss gebilligt. Einer Beschlussfassung der Hauptversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses
oder zur Billigung des Konzernabschlusses nach § 173 AktG bedarf es deshalb nicht.
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum
Entlastung zu erteilen.
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum
Entlastung zu erteilen.
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| 4. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021
Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt, zum Abschlussprüfer
und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu wählen.
Ein Prüfungsausschuss, auf dessen Empfehlung der Beschlussvorschlag gestützt werden könnte, besteht nicht.
Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvorschlags die vom Deutschen Corporate Governance Kodex vorgesehene Erklärung
der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt, zu deren Unabhängigkeit eingeholt.
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| 5. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands
Durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie ('ARUG II') wurde ein neuer § 120a AktG eingeführt. Gemäß § 120a Abs. 1 AktG muss die Hauptversammlung über die Billigung des vom Aufsichtsrat
vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems, mindestens
jedoch alle vier Jahre, beschließen.
Der Aufsichtsrat hat gemäß § 87a Abs. 1 AktG in seiner Sitzung am 27. Oktober 2021 das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder
beschlossen, welches nunmehr der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt werden soll.
Das Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands ist im Abschnitt "II. Informationen" im Unterabschnitt "2. Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands" wiedergegeben.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, das Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands zu billigen.
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| 6. |
Beschlussfassung über die Bestätigung der Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats
Durch das ARUG II wurde § 113 Absatz 3 AktG neu gefasst. Gemäß § 113 Abs. 3 AktG muss die Hauptversammlung mindestens alle
vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss fassen. Die Abstimmung kann auch die bestehende Vergütung
bestätigen. Die derzeitige Vergütung des Aufsichtsrats ist in § 17 der Satzung und durch Beschluss der Hauptversammlung vom
7. Juni 2017 als reine Festvergütung geregelt.
Vorstand und Aufsichtsrat sind nach eingehender Überprüfung zum Ergebnis gelangt, dass die Höhe der Vergütung und die konkrete
Ausgestaltung des Vergütungssystems für den Aufsichtsrat im Hinblick auf die Aufgabe der Aufsichtsratsmitglieder und die Situation
des Unternehmens angemessen sind und den Interessen der ADLER Real Estate Aktiengesellschaft dienen.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder, einschließlich des Systems auf dem diese
Vergütung basiert, zu bestätigen.
Der Wortlaut der Vergütungsregelung in § 17 der Satzung und des Beschlusses der Hauptversammlung vom 7. Juni 2017 sowie die
Beschreibung des zugrundeliegenden Vergütungssystems finden sich im nachfolgenden Abschnitt "II. Informationen" im Unterabschnitt "3. Vergütung des Aufsichtsrats".
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II. Informationen
| 1. |
Unterlagen zu Tagesordnungspunkt 1
Von der Einberufung der Hauptversammlung an sind die unter Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen auf der Internetseite
der Gesellschaft unter der Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
abrufbar. Sämtliche Unterlagen werden auch während der ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als
virtuelle Hauptversammlung durchgeführten Hauptversammlung am 14. Dezember 2021 dort abrufbar sein.
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| 2. |
Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstandes
| a. |
Grundsätze und Ziel des Vorstandsvergütungssystems
Das Vorstandsvergütungssystem legt die Rahmenbedingungen fest, nach deren Maßgabe die Vergütung der Vorstandsmitglieder der
ADLER Real Estate Aktiengesellschaft ('ADLER') durch den Aufsichtsrat von ADLER für die Vorstandstätigkeit bei ADLER festgelegt wird. Die Vergütung für die Vorstandstätigkeit
bei verbundenen Unternehmen, z. B. im Rahmen von Vorstandsdoppelmandaten oder vergleichbaren Positionen, bleibt hiervon unberührt,
d. h. insoweit ist das für die Vorstandstätigkeit (oder vergleichbaren Positionen) bei dem verbundenen Unternehmen geltende
Vergütungssystem maßgeblich. Das vorliegende Vergütungssystem findet vorbehaltlich der Billigung durch die Hauptversammlung
für alle Vorstandsanstellungsverträge Anwendung, die von ADLER verlängert bzw. neu abgeschlossen werden.
Der Aufsichtsrat hat das Vergütungssystem im Einklang mit den Vorschriften des Aktiengesetzes in der durch das ARUG II geänderten
Fassung aufgestellt. Dabei wurden auch, soweit ADLER keine Abweichung erklärt, die Empfehlungen für das Vergütungssystem für
Vorstandsmitglieder in Abschnitt G des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 ('DCGK') berücksichtigt.
Bei der Ausgestaltung des Vergütungssystems für Vorstandsmitglieder hat sich der Aufsichtsrat an folgenden Grundsätzen orientiert:
| * |
Übereinstimmung mit den aktienrechtlichen Bestimmungen sowie den Grundsätzen guter Corporate Governance;
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| * |
Fokus auf leistungsbezogene Vergütung anhand klarer und eindeutiger Kriterien;
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| * |
Ausrichtung der variablen Vergütung an der Geschäftsstrategie von ADLER;
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| * |
Berücksichtigung der Vergütung vergleichbarer Unternehmen im Real Estate-Bereich;
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| * |
Förderung einer nachhaltigen und langfristigen Entwicklung von ADLER und
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| * |
Berücksichtigung von Marktüblichkeit und Vergütungshöhe innerhalb des Konzerns, soweit sinnvoll
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Als ein führendes Wohnungsunternehmen in Deutschland mit Fokus auf bezahlbarem Wohnraum besteht das Portfolio von ADLER hauptsächlich
aus Objekten in großen und wachsenden Ballungsräumen Nord-, Ost- und Westdeutschlands sowie deren Außenbezirken und bietet
im Hinblick auf Bewertungsgewinne, Leerstandsabbau und Mieterhöhung erhebliches Wertsteigerungspotenzial.
ADLER's Geschäftsstrategie besteht in der langfristigen Vermietung von Wohnungen und der Erzielung nachhaltiger Zahlungsströme.
Es wird ergänzt durch ausgewählte Entwicklungsprojekte vorzugsweise in A-Städten. Um die Profitabilität auf Dauer zu sichern,
ergänzt oder verändert ADLER sein Wohnimmobilienportfolio durch An- und Verkäufe, wenn sich die Gelegenheit dazu ergibt.
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| b. |
Verfahren zur Festsetzung der konkreten Gesamtvergütung sowie zur Überprüfung des Vorstandsvergütungssystems
| i. |
Festsetzung der Vergütungshöhen
Der Aufsichtsrat setzt gemäß § 87 Abs. 1 AktG die Gesamtbezüge für jedes einzelne Vorstandsmitglied fest. Für den Fall, dass
der Aufsichtsrat für seine Beratungen einen externen Vergütungsexperten hinzuziehen möchte, ist dessen Unabhängigkeit sicherzustellen.
Der Aufsichtsrat legt für die Mitglieder des Vorstands eine Ziel-Gesamtvergütung fest. Hierbei achtet er darauf, dass diese
in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des jeweiligen Mitglieds des Vorstands sowie zur Lage der
Gesellschaft steht und die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigt. Zudem sorgt der Aufsichtsrat dafür, dass
die Ziel-Gesamtvergütung auf eine langfristige und nachhaltige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet wird und dass die
langfristigen variablen Vergütungsbestandteile eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben.
Wird eine variable Vergütung gewährt, so sollen die für die variablen kurzfristigen Vergütungsbestandteile relevanten Leistungskriterien
vom Aufsichtsrat für jedes Vorstandsmitglied festgelegt, wobei er sich neben operativen vor allem an strategischen Zielsetzungen
orientiert. Dabei legt der Aufsichtsrat fest, in welchem Umfang Ziele individuell und für alle Vorstandsmitglieder gemeinsam
maßgebend sind. Die nachträgliche Änderung der Zielwerte oder der Vergleichsparameter ist dabei auf außergewöhnliche Ereignisse
beschränkt, die zu einer wesentlichen Veränderung der Parameter der variablen kurzfristigen Vergütungsbestandteile führen
wie etwa eine Verschmelzung oder der Erwerb oder die Veräußerung wesentlicher Vermögensgegenstände. Nach Ablauf des Geschäftsjahres
bestimmt der Aufsichtsrat in Abhängigkeit von der Zielerreichung die Höhe der individuell für das Geschäftsjahr auszuzahlenden
Vergütungsbestandteile. Dabei stellt der Aufsichtsrat sicher, dass die Vorstandsvergütung dem Grunde und der Höhe nach nachvollziehbar
ist.
Die Höhe der Gesamtvergütung wird vom Aufsichtsrat regelmäßig einer Angemessenheitsüberprüfung unterzogen. Hierbei überprüft
der Aufsichtsrat die Angemessenheit und Üblichkeit der Vergütung, auch unter Berücksichtigung der Vergütungsstruktur innerhalb
von ADLER, soweit dies angesichts der Mitarbeiterstruktur und -zahl sinnvoll ist, und entscheidet über etwaigen Anpassungsbedarf.
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| ii. |
Überprüfung des Vorstandsvergütungssystems und Umgang mit Interessenkonflikten
Der Aufsichtsrat überprüft regelmäßig das geltende Vergütungssystem und passt dies, soweit erforderlich oder zweckmäßig, an.
Sollte es zu einer Änderung des Vergütungssystems kommen, wird dieses der Hauptversammlung erneut zur Billigung vorgelegt.
Im Fall eines im Zeitablauf konstanten Vergütungssystems erfolgt die Vorlage an die Hauptversammlung spätestens vier Jahre
nach der letzten durchgeführten Billigung des Systems. Sollte die Hauptversammlung einem Vergütungssystem die Billigung verweigern,
wird der Aufsichtsrat ein neues, angepasstes Vergütungssystem ausarbeiten und beschließen und der Hauptversammlung zur Billigung
vorlegen.
Darüber hinaus behält sich der Aufsichtsrat gemäß § 87 Abs. 2 S. 2 AktG vor, vorübergehend von dem Vergütungssystem abzuweichen,
wenn dies im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft notwendig ist. Dies kann je nach Lage des Einzelfalls
die einzelnen Vergütungsbestandteile, aber auch die übrigen Bestandteile des Vergütungssystems betreffen. Hält der Aufsichtsrat
eine Abweichung vom Vergütungssystem im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft notwendig, so fasst der
Aufsichtsrat hierüber Beschluss, legt die Abweichung im Vergütungsbericht (§ 162 AktG) dar und informiert die nächste ordentliche
Hauptversammlung über die vorübergehende Abweichung und die Gründe hierfür.
Die Regelungen des AktG und des DCGK zur Behandlung von Interessenkonflikten für die Mitglieder des Aufsichtsrats werden sowohl
im Zuge der Fest- und Umsetzung des Vergütungssystems als auch bei dessen laufender Überprüfung beachtet. Falls Interessenkonflikte
bestehen, legen die betroffenen Mitglieder des Aufsichtsrats diese gegenüber dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats offen und
enthalten sich bei den entsprechenden Abstimmungen. Außerdem berichtet der Aufsichtsratsvorsitzende über aufgetretene Interessenkonflikte
und deren Behandlung an die Hauptversammlung von ADLER. Sind die Interessenkonflikte wesentlich und nicht nur vorübergehend,
führen diese zu einer Beendigung des Aufsichtsratsmandats.
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| c. |
Gesamtvergütung, Vergütungsstruktur und weitere vergütungsbezogene Aspekte
| i. |
Gesamtvergütung
Die Gesamtvergütung des Vorstands kann aus folgenden fixen und variablen Vergütungsbestandteilen bestehen:
| (1) |
Jahresfestgehalt, Sachbezüge und sonstige Vorteile
Die Vorstandsmitglieder erhalten für ihre Tätigkeit ein Jahresfestgehalt, das in zwölf gleichen Monatsraten gezahlt wird und
sich an den Aufgaben des jeweiligen Vorstandsmitglieds orientiert. Das Jahresfestgehalt berücksichtigt die individuelle Rolle
des Vorstandsmitglieds innerhalb des Vorstands, die Erfahrung, den Verantwortungsbereich und die Marktverhältnisse. Bei einer
vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit, die durch Krankheit, Unfall oder aus einem anderen nicht durch das jeweilige Vorstandsmitglied
zu vertretenden Grund eintritt, kann das Jahresfestgehalt für die Höchstdauer von bis zu 12 Monaten weitergewährt werden,
im Falle einer nicht nur vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit bis zum Ende des betreffenden Kalenderjahrs.
Zusätzlich zum Jahresfestgehalt kann die Gesellschaft allen Mitgliedern des Vorstands weitere Leistungen gewähren, die zum
Teil als geldwerte Vorteile angesehen und entsprechend versteuert werden. Das kann die Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs und
von Kommunikationsmitteln (Mobiltelefon, Smartphone etc.) auch zu privaten Zwecken sowie die Gewährung angemessener Zuschüsse
zur gesetzlichen oder privaten Sozialversicherung (v.a. Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung) sowie die Übernahme von
Kosten einer Unfallversicherung für den Todes- und Invaliditätsfall umfassen.
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| (2) |
Kurzfristige variable Vergütung
Zusätzlich zu dem Jahresfestgehalt können die Vorstandsmitglieder eine kurzfristige variable Vergütung in Form eines jährlichen
Bonus (sog. Short Term Incentives, 'STI') erhalten. Die Zahlung des STI hängt von der Erfüllung der vom Aufsichtsrat festgelegten
Zielvorgaben ab, die der Aufsichtsrat für jedes Geschäftsjahr und für jedes Vorstandsmitglied innerhalb des ersten Quartals
eines jeden Geschäftsjahres festlegt und deren Erreichung im Rahmen der Prüfung und Feststellung des Jahresabschlusses überprüft
wird. Bei Zielübererfüllung kann der STI bis zu 200 % des vereinbarten STI betragen. Im Rahmen dieser Zielvorgaben werden
neben nichtfinanziellen Leistungskriterien wie Umwelt-, Arbeitnehmer- oder Sozialbelange vor allem finanzielle Leistungskriterien
wie etwa die Entwicklung des Aktienkurses, das Konzernergebnis in Relation zu Planungs- und Zielgrößen sowie die Vermietungsquote
und die Entwicklung von Kennzahlen wie EBITDA, EPRA NRV, LTV (Loan to Value) und Weighted Average Cost of Debt berücksichtigt.
Darüber hinaus kann der Aufsichtsrat im Einzelfall auch einen zusätzlichen Bonus nach freiem Ermessen festlegen.
Durch die Anbindung des STI an diese Zielvorgaben, insbesondere die vorgenannten finanziellen Leistungskriterien, soll sichergestellt
werden, dass die Vorstandsmitglieder ihr Handeln konsequent an der Geschäftsstrategie der Gesellschaft ausrichten und sich
auf das Ziel der langfristigen Vermietung von Wohnungen und der Erzielung nachhaltiger Zahlungsströme fokussieren. Mit den
jeweiligen individuellen Zielen wird dabei der besonderen Expertise und Ressortverteilung innerhalb des Vorstands Rechnung
getragen.
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| (3) |
Langfristige variable Vergütung
Außerdem kann der Aufsichtsrat eine langfristig variable Vergütung für die Vorstandsmitglieder vorsehen, die in der Regel
aktienbasiert sein soll (sog. Long Term Incentives, nachfolgend auch LTI). Werden Bezugsrechte gewährt, so müssen diese sich
gemäß § 192 Abs. 2 Nr. 3 AktG auf Aktien von ADLER oder auf ein mit ADLER verbundenes Unternehmen beziehen. Der LTI soll auf
eine langfristige und nachhaltige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet sein und eine mehrjährige Bemessungsgrundlage
haben. Der LTI muss anspruchsvolle und objektiv überprüfbare Erfolgsziele enthalten, klar definierte Erwerbs- und Ausübungszeiträume
vorgeben und im Falle von Aktienbezugsrechten eine Wartezeit für die erstmalige Ausübung von mindestens vier Jahren vorsehen
(vgl. § 193 Abs. 2 Nr. 4 AktG).
Durch die Anbindung an den Aktienkurs, die Formulierung anspruchsvoller und objektiv überprüfbarer Erfolgsziele sowie nicht
zuletzt eine mehrjährige Wartezeit soll die Ausgestaltung des LTI gewährleisten, dass die Vorstandsmitglieder ihr Handeln
an einer langfristigen Wertsteigerung von ADLER ausrichten, und damit nicht nur zur Umsetzung der Geschäftsstrategie beitragen,
sondern zugleich den Interessen der Aktionäre dienen. Als Anreiz dazu sollen sie daher über den LTI an künftigen Steigerungen
des Unternehmenswertes der Gesellschaft genauso teilhaben, wie sie umgekehrt, bei schlechter Performance und Ausbleiben einer
Unternehmenswertsteigerung, eine geringere langfristig variable Vergütung erhalten.
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| ii. |
Vergütungsstruktur
Die Vergütungsstruktur, d. h. die relativen Anteile der einzelnen Vergütungskomponenten an der Ziel-Gesamtvergütung, soll
so ausgestaltet sein, dass die (Teil-)Summe aus Jahresfestgehalt, Sachbezügen und sonstigen Vorteilen und einer etwaigen langfristigen
variablen Vergütungsbestandteilen die etwaigen kurzfristen variablen Vergütungsbestandteile übersteigt. Auf diese Weise soll
ein zu kurzfristige Ausrichtung der Ziel-Gesamtvergütung vermieden und zugleich sichergestellt werden, dass die Ziel-Gesamtvergütung
insgesamt auf eine nachhaltige und langfristige Entwicklung der Gesellschaft gemäß der Geschäftsstrategie von ADLER ausgerichtet
ist.
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| iii. |
Maximalvergütung des Vorstands und vertikaler Vergütungsvergleich
Die Höhe der Maximalvergütung je Vorstandsmitglied für die Vorstandstätigkeit bei ADLER beträgt für jedes Geschäftsjahr 900.000,00
Euro. Vergütungen für die Tätigkeit bei verbundenen Unternehmen, z. B. im Rahmen von Vorstandsdoppelmandaten oder vergleichbaren
Positionen, bleiben unberücksichtigt. Die Maximalvergütung beschränkt die Auszahlungen aller für ein Geschäftsjahr gewährten
Vergütungskomponenten (Jahresfestgehalt, Sachbezüge, sonstige Vorteile, sowie STI und LTI) für die Vorstandstätigkeit bei
ADLER unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt deren Auszahlung erfolgt.
Ein vertikaler Vergütungsvergleich wird gegenwärtig noch nicht durchgeführt, da dies angesichts der Mitarbeiterzahl und -struktur
der Gesellschaft nach Einschätzung des Aufsichtsrats nur von geringer Aussagekraft wäre. Der Aufsichtsrat ist jedoch bestrebt,
bei der Vorstandsvergütung künftig auch die Vergütung der leitenden Mitarbeiter und Führungskräfte zu berücksichtigen.
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| iv. |
Möglichkeit der Gesellschaft, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern
Der Aufsichtsrat ist nach § 87 Abs. 2 AktG berechtigt, die Bezüge mit Wirkung für die Zukunft auf eine angemessene Höhe herabzusetzen
bzw. die Vergütungsstruktur und die Ausgestaltung der einzelnen Vergütungskomponenten zu verändern, um eine angemessene Vergütung
zu gewährleisten. Dabei ist die Lage der Gesellschaft und der mit ihr verbundenen Unternehmen zu berücksichtigen.
Neben den einschlägigen gesetzlichen Regelungen, nach denen der Aufsichtsrat verpflichtet ist, im Falle von pflichtwidrigem
Verhalten der Vorstandsmitglieder einen finanziellen Schaden für die Gesellschaft zu minimieren und insoweit Schadenersatz
gegen die Vorstandsmitglieder geltend zu machen, sollen die Anstellungsverträge vorsehen, dass im Falle schuldhafter Pflichtverletzungen
eines Vorstandsmitglieds, die zu einem Schaden von ADLER führen, der Aufsichtsrat berechtigt ist, alle variablen Vergütungen
für das betreffende Geschäftsjahr einzubehalten oder zurückzufordern.
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| d. |
Vergütungsbezogene Rechtsgeschäfte
| i. |
Vertragslaufzeiten, Bestelldauern
Bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern und der Dauer von Vorstandsverträgen beachtet der Aufsichtsrat die Regelungen
des § 84 AktG und des DCGK. So erfolgt eine Bestellung zum Vorstandsmitglied für höchstens fünf Jahre und erfolgt im Falle
einer wiederholten Bestellung oder Verlängerung der Amtszeit frühestens ein Jahr vor Ablauf der bisherigen Amtszeit und bei
Vorliegen besonderer Umstände. Die Erstbestellung von Vorstandsmitgliedern soll dabei für längstens drei Jahre erfolgen. Entsprechendes
gilt für Anstellungsverträge, die zwischen ADLER und den Vorstandsmitgliedern geschlossen werden.
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| ii. |
Beendigung und Kündigungsfristen sowie Zusagen von Entlassungsentschädigungen
Anstellungsverträge mit Vorstandsmitgliedern sehen in der Regel kein ordentliches Kündigungsrecht für das betreffende Vorstandsmitglied
vor, können aber außerordentliche Kündigungsrechte für bestimmte Ereignisse wie etwa einen Kontrollwechsel (change of control) vorsehen. Außerdem sollen Anstellungsverträge so ausgestaltet sein, dass sie im Falle einer vorzeitigen Abberufung zum nächstmöglichen
Zeitpunkt beendet werden können. Das Recht zur Amtsniederlegung aus wichtigem Grund durch das betreffende Vorstandsmitglied
bleibt unberührt. Wird der Anstellungsvertrag vor Ende seiner Laufzeit aus Gründen, die das Vorstandsmitglied nicht zu vertreten
hat, beendet, so ist die Höhe der noch ausstehenden und zu gewährenden Vergütung auf zwei Jahresgehälter begrenzt. Wird hingegen
der Anstellungsvertrag vor Ende seiner Laufzeit aus Gründen, die das Vorstandsmitglied zu vertreten hat, beendet, so sollen
die Vergütungsansprüche vollständig entfallen.
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| iii. |
Hauptmerkmale der Ruhegehalts- und Vorruhestandsregelungen
Besondere vertragliche Ruhegehalts- und Vorruhestandsregelungen sind aktuell nicht vorgesehen.
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| 3. |
Vergütung des Aufsichtsrats
Die Vergütung des Aufsichtsrats der Gesellschaft ist in § 17 der Satzung geregelt und lautet wie folgt:
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§ 17 Aufsichtsratsvergütung
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| 1. |
Jedes Mitglied des Aufsichtsrates erhält neben dem Ersatz seiner Auslagen jährlich eine Vergütung. Die Höhe der Vergütung
wird durch die Hauptversammlung festgelegt. Die Hauptversammlung beschließt erstmals für das am 31. Dezember 2016 endende
Geschäftsjahr die Höhe der Vergütung des Aufsichtsrats, die in vierteljährlichen Raten ausgezahlt werden kann.
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| 2. |
Die Gesellschaft trägt des Weiteren die Versicherungsprämien für die Haftpflichtversicherung, durch welche die Tätigkeit ihrer
Aufsichtsratsmitglieder versichert wird.
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| 3. |
Unterliegen die Vergütung und der Auslagenersatz der Umsatzsteuer, wird diese von der Gesellschaft erstattet, wenn diese vom
Aufsichtsratsmitglied gesondert in Rechnung gestellt werden kann.
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Über die Höhe der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder hat die Hauptversammlung zuletzt am 7. Juni 2017 gemäß Tagesordnungspunkt
7 wie folgt Beschluss gefasst:
| 1. |
Jedes Mitglied des Aufsichtsrates erhält neben dem Ersatz seiner Auslagen für das laufende Geschäftsjahr 2017 und die nachfolgenden
Geschäftsjahre eine jährliche Vergütung von EUR 50.000,00.
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| 2. |
Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält EUR 100.000,00.
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| 3. |
Der Stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält EUR 75.000,00.
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Das System, welches der Vergütung des Aufsichtsrats zugrunde liegt, stellt sich im Einzelnen wie folgt dar:
Die Vergütung des Aufsichtsrats ist entsprechend der Anregung G.18 Satz 1 des DCGK eine reine Festvergütung. Variable Vergütungsbestandteile
bestehen nicht.
Die Festvergütung beläuft sich aktuell auf EUR 50.000 im Jahr, wobei der Vorsitzende des Aufsichtsrates das Doppelte und sein
Stellvertreter das Eineinhalbfache dieses Betrages erhalten. Eine zusätzliche jährliche Vergütung für den Vorsitz und die
Mitgliedschaft in einem Ausschuss werden nicht gewährt. Mit dieser Ausgestaltung wird entsprechend der Empfehlung G.17 des
DCGK der höhere zeitliche Aufwand des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrates angemessen berücksichtigt.
Ein Sitzungsgeld wird nicht bezahlt. Es bestehen keine vergütungsbezogenen Vereinbarungen zwischen der Gesellschaft und den
Aufsichtsratsmitgliedern, die über die Bestimmung der Satzung hinausgehen.
Es gibt keine weitere Vergütung im Falle des Ausscheidens oder eine Bestimmung hinsichtlich der Vergütung nach der Amtszeit.
Die ADLER Real Estate Aktiengesellschaft erstattet jedem Aufsichtsratsmitglied die bei der Ausübung ihres Aufsichtsratsmandates
vernünftigerweise entstehenden Auslagen sowie die gegebenenfalls auf seine Vergütung und Auslagen zu entrichtende Umsatzsteuer.
Außerdem werden die Mitglieder des Aufsichtsrats in eine von der Gesellschaft unterhaltene Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung
für Organmitglieder einbezogen, deren Prämie die ADLER Real Estate Aktiengesellschaft zahlt.
Die Ausgestaltung der Aufsichtsratvergütung, die ausschließlich eine feste Vergütung vorsieht, stärkt die Unabhängigkeit des
Aufsichtsrats. Die Höhe der Aufsichtsratsvergütung ist unter Berücksichtigung der Aufsichtsratvergütung anderer börsennotierter
Gesellschaften in Deutschland marktgerecht. Damit fördert die Aufsichtsratvergütung die langfristige Entwicklung der ADLER
Real Estate Aktiengesellschaft.
Der Aufsichtsrat prüft in regelmäßigen Abständen, spätestens alle vier Jahre, ob die Vergütung seiner Mitglieder unter Berücksichtigung
ihrer Aufgaben und der Lage des Unternehmens angemessen ist. Der Aufsichtsrat hat die Möglichkeit, einen horizontalen Marktvergleich
und/oder einen vertikalen Vergleich mit der Vergütung der Mitarbeiter des Unternehmens vorzunehmen. Aufgrund der Besonderheit
der Arbeit des Aufsichtsrats wird bei der Überprüfung der Aufsichtsratsvergütung in der Regel kein vertikaler Vergleich mit
der Vergütung von Mitarbeitern des Unternehmens herangezogen. Abhängig vom Ergebnis einer Überprüfung kann der Aufsichtsrat
gemeinsam mit dem Vorstand der Hauptversammlung einen Vorschlag zur Anpassung der Aufsichtsratsvergütung unterbreiten.
Die in den Geschäftsordnungen für den Vorstand und den Aufsichtsrat festgelegten Regeln für den Umgang mit Interessenkonflikten
werden bei den Verfahren zur Fest- und Umsetzung sowie zur Überprüfung des Vergütungssystems eingehalten.
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III. Weitere Angaben zur Einberufung
| 1. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt am Tag der Einberufung dieser Hauptversammlung EUR 109.416.860,00 und ist eingeteilt
in 109.416.860 Stück nennbetragslose Inhaberaktien, die jeweils eine Stimme gewähren. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der
Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien. Die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien beträgt im Zeitpunkt der
Einberufung der Hauptversammlung daher 109.416.860 Aktien.
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| 2. |
Virtuelle Hauptversammlung und ausübbare Aktionärsrechte
Infolge der anhaltenden COVID-19-Pandemie ist es weiterhin nicht mit hinreichender Sicherheit möglich, die diesjährige ordentliche
Hauptversammlung der Gesellschaft als Präsenzveranstaltung abzuhalten, ohne eventuelle gesundheitliche Risiken der Teilnehmer
in Kauf zu nehmen.
Der Gesetzgeber hat mit dem "Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie" (BGBl. I 2020, S. 570; geändert am 22. Dezember 2020, BGBl. I 2020,
S. 3328, im Folgenden "PandemieG") auf die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie reagiert und in § 1 PandemieG unter anderem
für die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft wie die unserer Gesellschaft Erleichterungen vorgesehen. So besteht die
Möglichkeit, eine Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durchzuführen.
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen und die Hauptversammlung
der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.
Dies bedeutet für die diesjährige Hauptversammlung insbesondere Folgendes:
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Ort der Versammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist das Hotel Pullmann Berlin Schweizerhof, Budapester Straße 25, 10787 Berlin.
Dort werden während der Hauptversammlung u.a. der Versammlungsleiter, der Vorstand der Gesellschaft und der Notar, welcher
die Niederschrift über die Hauptversammlung aufnimmt, sowie die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zugegen
sein.
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| * |
Eine Teilnahme vor Ort ist für die Aktionäre oder deren Bevollmächtigte nicht möglich. Die Hauptversammlung wird für alle
ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten in Bild und Ton über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal
der Gesellschaft unter der Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
übertragen werden (zu weiteren Einzelheiten siehe nachfolgend unter 5).
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| * |
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht im Wege der Briefwahl elektronisch durch Nutzung des passwortgeschützten Hauptversammlungsportals der Gesellschaft unter der
Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
oder schriftlich d.h. postalisch oder per E-Mail durch Übermittlung an die Hauptversammlungsadresse der Gesellschaft ausüben
(zu weiteren Einzelheiten siehe nachfolgend unter 6 und 7). Ferner besteht die Möglichkeit, die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter mit der Ausübung des Stimmrechts nach Weisung zu betrauen, wozu auch das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal
zur Verfügung steht (zu weiteren Einzelheiten siehe nachfolgend unter 8). Andere Möglichkeiten der Ausübung des Stimmrechts
bestehen nicht. Auf elektronischem Weg, d.h. über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der
Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
besteht die Möglichkeit zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl und zur elektronischen Beauftragung
der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch am Tag der Hauptversammlung bis zur förmlichen Beendigung der
Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung. Für die schriftliche
Beauftragung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gelten aus organisatorischen Gründen kürzere Fristen
(zu weiteren Einzelheiten siehe nachfolgend unter 6, 7 und 8).
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| * |
Fragen können von ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären oder ihren Bevollmächtigten bis einen Tag vor der Hauptversammlung
über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
eingereicht werden (zu weiteren Einzelheiten siehe nachfolgend unter 9).
|
| * |
Etwaige Widersprüche zur Niederschrift des Notars gegen Beschlussfassungen der Hauptversammlung können von Aktionären oder
ihren Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, während der Hauptversammlung über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal
der Gesellschaft unter der Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
erklärt werden (zu weiteren Einzelheiten siehe nachfolgend unter 10).
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Soweit nachstehend nicht anders ausgeführt, bestehen über die vorstehend genannten Rechte (einschl. der Vorgaben für die Art
und Weise ihrer Ausübung) hinaus keine weiteren versammlungsbezogenen ausübbaren Aktionärsrechte; insbesondere besteht während
der Hauptversammlung keine Möglichkeit zu Wortmeldungen oder zur Stellung von Anträgen zur Tagesordnung oder zur Geschäftsordnung.
|
| 3. |
Anmeldung zur Hauptversammlung, Nachweis der Berechtigung, persönliche Zugangsdaten
Zur Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte sind nur diejenigen Personen berechtigt, die zu
Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. am Dienstag, den 23. November 2021, 00:00 Uhr (MEZ), (Nachweisstichtag) Aktionäre der Gesellschaft sind und sich zur Hauptversammlung anmelden. Es wird darauf hingewiesen, dass in den Mitteilungen
nach § 125 AktG, welche in Form und Inhalt gemäß Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 (EU-DVO) aufzustellen sind, in Feld
C5 der Tabelle 3 der EU-DVO ein Aufzeichnungsdatum anzugeben ist. Dieses Aufzeichnungsdatum (im vorliegenden Fall: 22. November
2021, 23:00 Uhr UTC (koordinierte Weltzeit)) ist nicht identisch mit dem nach § 123 Abs. 4 AktG zu benennenden Record Date
(im vorliegenden Fall den 23. November 2021, 00:00 Uhr (MEZ)). Die Gesellschaft folgt hier einer Empfehlung des Umsetzungsleitfadens
des Bundesverbandes Deutscher Banken zur Aktionärsrechtsrichtlinie II/ARUG II für den deutschen Markt.
Die Anmeldung muss zusammen mit einem vom depotführenden Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut bzw. einem Letztintermediär
auf den Nachweisstichtag erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes spätestens bis zum Ablauf des Dienstags, den 7. Dezember 2021, bei der nachstehend genannten Anmeldestelle eingehen. Hierzu reicht ein Nachweis durch den Letztintermediär gemäß § 67c
Abs. 3 AktG aus. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform und müssen in deutscher oder englischer
Sprache erfolgen.
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Anmeldestelle:
ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: [email protected]
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Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden die Aktionäre von der Anmeldestelle als Bestätigung
eine Stimmrechtskarte erhalten, die die persönlichen Zugangsdaten für das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal beinhaltet.
Damit kann das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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genutzt werden. Um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarte sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für
die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Dies stellt keine
Beschränkung der Ausübung des Stimmrechts oder der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte dar.
|
| 4. |
Bedeutung des Nachweisstichtags
Die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte bemisst sich ausschließlich nach
dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung des Stimmrechts
und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Mit dem Nachweisstichtag geht
keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung
des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte
ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag
haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte. Entsprechendes
gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und
erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien grundsätzlich nicht berechtigt, das Stimmrecht oder
sonstige ausübbare Aktionärsrechte auszuüben; etwas anderes gilt dann, wenn und soweit sie sich vom Vorbesitzer, welcher die
Aktien zum Nachweisstichtag noch gehalten hat, bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.
|
| 5. |
Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton
Für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten wird die gesamte Hauptversammlung, einschließlich der Beantwortung
der eingereichten Fragen während der Hauptversammlung und der Abstimmungen, in Bild und Ton live über das passwortgeschützte
Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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übertragen.
Zugriff auf das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft haben die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre.
Diese haben mit der Stimmrechtskarte die entsprechenden Zugangsdaten erhalten. Aktionäre oder Bevollmächtigte können dann
unter Verwendung dieser Zugangsdaten auf die Bild- und Tonübertragung zugreifen.
Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 S. 2 AktG.
|
| 6. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl
Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich ordnungsgemäß angemeldet
und den Berechtigungsnachweis erbracht haben.
Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt entweder elektronisch, d.h. unter Nutzung des passwortgeschützten Hauptversammlungsportals der Gesellschaft unter der Internetadresse
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oder schriftlich, d.h. postalisch oder per E-Mail durch Übermittlung an die nachfolgende Hauptversammlungsadresse der Gesellschaft:
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ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: [email protected]
|
Erfolgt die Abgabe der Briefwahl-Stimme elektronisch, d.h. über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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kann die Briefwahl-Stimme auch am Tag der Hauptversammlung (14. Dezember 2021) bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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abgegeben werden.
Eine schriftlich, d.h. eine postalisch oder per E-Mail abgegebene Briefwahl-Stimme, muss jedoch spätestens bis zum Montag, den 13. Dezember 2021, 18:00 Uhr (MEZ) (Eingang bei der Gesellschaft), bei der oben genannten Hauptversammlungsadresse der Gesellschaft eingegangen sein. Ein Formular
zur schriftlichen Stimmabgabe im Wege der Briefwahl ist auf der Stimmrechtskarte abgedruckt, die nach ordnungsgemäßer Anmeldung
übermittelt wird; es kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse
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heruntergeladen und unter der oben genannten Hauptversammlungsadresse postalisch oder per E-Mail angefordert werden.
Elektronisch oder schriftlich bereits abgegebene Stimmen können noch am Tag der Hauptversammlung (14. Dezember 2021) bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung elektronisch, d.h. über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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geändert oder widerrufen werden. Eine Änderung oder ein Widerruf auf schriftlichem Weg muss bis zum Montag, 13. Dezember 2021, 18:00 Uhr (MEZ) (Eingang bei der Gesellschaft), an die oben genannte Hauptversammlungsadresse
übermittelt worden sein.
Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl stellt keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Rechtssinne dar.
|
| 7. |
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts und sonstiger ausübbarer Aktionärsrechte durch Bevollmächtigte
Aktionäre können ihr Stimmrecht und die sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch
einen von § 135 AktG erfassten Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch dann
sind für den betreffenden Aktienbestand eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Die
Ausübung des Stimmrechts durch den Bevollmächtigten erfolgt im Wege der Briefwahl oder durch Beauftragung der von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertretern durch den Bevollmächtigten.
Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Stimmberechtigte Aktionäre können einen Vertreter durch Erklärung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft elektronisch, d.h. über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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oder schriftlich, d.h. postalisch oder per E-Mail an die oben genannte Hauptversammlungsadresse, bevollmächtigen. Auch der
Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft
erklärt werden. Eines gesonderten Nachweises der Bevollmächtigung bedarf es dann nicht mehr.
Aktionäre, die schriftlich einen Vertreter durch Erklärung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft bevollmächtigen möchten,
d.h. postalisch oder per E-Mail an die oben genannte Hauptversammlungsadresse, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht
die Formulare zu verwenden, welche die Gesellschaft hierfür bereithält. Ein Vollmachtsformular ist auf der Stimmrechtskarte
abgedruckt, die den Aktionären nach ordnungsgemäßer Anmeldung übermittelt wird; es kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft
unter der Internetadresse
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heruntergeladen und unter der oben genannten Hauptversammlungsadresse postalisch oder per E-Mail angefordert werden.
Wird die Vollmacht nicht unmittelbar gegenüber der Gesellschaft, sondern gegenüber dem Vertreter erteilt (sog. Innenvollmacht),
bedürfen die Erteilung der Vollmacht, der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft sowie grundsätzlich auch
der Widerruf der Vollmacht der Textform. Der Nachweis einer im Innenverhältnis erteilten Bevollmächtigung kann durch Übermittlung
des Nachweises per Post oder per E-Mail an die oben genannte Hauptversammlungsadresse geführt werden.
Auch für die Erteilung einer Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Vertreter werden die Aktionäre gebeten, die Formulare
zu verwenden, welche die Gesellschaft hierfür bereithält.
Bei der Bevollmächtigung eines von § 135 AktG erfassten Intermediärs, eines Stimmrechtsberaters, einer Aktionärsvereinigung
oder einer Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet,
sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.
In jedem Fall kann ein Bevollmächtigter die ausübbaren Aktionärsrechte nur dann elektronisch über das Hauptversammlungsportal wahrnehmen, wenn er vom Aktionär die individuellen Zugangsdaten zum passwortgeschützten Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter
der Internetadresse
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erhalten hat.
Erfolgt die Bevollmächtigung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft elektronisch, d.h. über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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kann die Bevollmächtigung auch am Tag der Hauptversammlung (14. Dezember 2021) bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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erteilt werden.
Eine schriftlich, d.h. postalisch oder per E-Mail, unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erteilte oder der Nachweis einer gegenüber dem Vertreter erteilten Bevollmächtigung muss aus organisatorischen Gründen jedoch
spätestens bis zum Montag, den 13. Dezember 2021, 18:00 Uhr (MEZ) (Eingang bei der Gesellschaft), bei der oben genannten Hauptversammlungsadresse eingegangen sein.
Weitere Informationen zur Erteilung von Vollmachten sowie die entsprechenden Formulare für die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht
finden sich in den Unterlagen, die den Aktionären übersandt werden, und sind auch im Internet unter der Internetadresse
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abrufbar.
|
| 8. |
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
Außerdem wird den Aktionären, die sich ordnungsgemäß angemeldet haben, angeboten, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
zu bevollmächtigen und sich bei den Abstimmungen unter Erteilung von Weisungen vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter
sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Wir bitten zu
beachten, dass die Stimmrechtsvertreter nur das Stimmrecht zu denjenigen Punkten der Tagesordnung ausüben können, zu denen
sie Weisungen erhalten haben, und dass sie weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen
entgegennehmen können. Ebenso wenig nehmen die Stimmrechtsvertreter Aufträge zum Stellen von Fragen oder Anträgen oder zum
Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen.
Die Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind entweder elektronisch, d.h. über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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oder schriftlich, d.h. postalisch oder per E-Mail, an die oben genannte Hauptversammlungsadresse zu erteilen.
Ein Zugriff auf das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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ist nur mit den auf der Stimmrechtskarte abgedruckten persönlichen Zugangsdaten möglich, die den Aktionären nach ordnungsgemäßer
Anmeldung zugesandt wird.
Ein Formular zur schriftlichen Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
erhalten die Aktionäre nach ordnungsgemäßer Anmeldung zusammen mit der Stimmrechtskarte. Das Formular zur schriftlichen Vollmachts-
und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft
unter der Internetadresse
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heruntergeladen werden. Es kann zudem unter der oben genannten Hauptversammlungsadresse postalisch oder per E-Mail angefordert
werden.
Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter elektronisch, d.h. über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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bevollmächtigen möchten, können Vollmachten nebst Weisungen auch am Tag der Hauptversammlung (14. Dezember 2021) bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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übermitteln. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden dann im Anschluss an die förmliche Beendigung
der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung (d.h. hier die Möglichkeit zur Abgabe von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter) die ihnen erteilten Weisungen entsprechend umsetzen.
Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter schriftlich, d.h. postalisch oder per E-Mail, bevollmächtigen möchten, können Vollmachten nebst Weisungen bis zum Montag, den 13. Dezember 2021, 18:00 Uhr (MEZ) (Eingang bei der Gesellschaft), postalisch oder per E-Mail an die oben genannte Hauptversammlungsadresse übermitteln. Gleiches
gilt für die Änderung und den Widerruf erteilter Vollmachten und Weisungen, die auf diesem Weg erfolgen sollen.
Auf elektronischem Weg, d.h. über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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sind Änderungen und der Widerruf von bereits - elektronisch und schriftlich - erteilten Vollmachten nebst Weisungen auch noch am Tag der Hauptversammlung
(14. Dezember 2021) bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung möglich.
Weitere Informationen zur Nutzung des passwortgeschützten Hauptversammlungsportals der Gesellschaft unter der Internetadresse
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und zur Erteilung von Vollmachten sowie die entsprechenden Informationen für die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht finden
sich auf der Stimmrechtskarte, die den Aktionären nach ordnungsgemäßer Anmeldung übersandt wird, und sind auch im Internet
unter der Internetadresse
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abrufbar.
|
| 9. |
Fragerecht
Nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 des PandemieG wird den Aktionären und ihren Bevollmächtigten das Recht eingeräumt, Fragen im
Wege elektronischer Kommunikation zu stellen, die vom Vorstand zu beantworten sind. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem,
freiem Ermessen, wie er die Fragen beantwortet. Er kann auch vorgeben, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung
im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind.
Entsprechend diesen gesetzlichen Vorgaben können ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte bis spätestens
einen Tag vor der Hauptversammlung, also bis spätestens 12. Dezember 2021, 24:00 Uhr (MEZ) (Eingang bei der Gesellschaft), Fragen über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der
Internetadresse
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einreichen.
Die Beantwortung von Fragen erfolgt im Rahmen der Beantwortung der eingereichten Fragen während der Hauptversammlung.
Weitere Einzelheiten zur Fragemöglichkeit finden sich nachstehend unter 11.
|
| 10. |
Widerspruch gegen Beschlussfassung der Hauptversammlung
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, haben das Recht, gegen
einen Beschluss der Hauptversammlung in deutscher Sprache im Wege der elektronischen Kommunikation über das passwortgeschützte
Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
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während der Hauptversammlung Widerspruch zu Protokoll zu erklären
|
| 11. |
Angaben zu Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 und § 131 Abs. 1 AktG teils in Verbindung mit dem
PandemieG
| a. |
Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen
(letzteres entspricht 500.000 Stückaktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht
werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist in schriftlicher
Form an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft bis zum Ablauf des Samstags, den 13. November 2021, schriftlich zugegangen sein.
Anträge von Aktionären zur Ergänzung der Tagesordnung können an folgende Adresse der Gesellschaft gerichtet werden:
| |
ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
Vorstand
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
|
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der
Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht
und in der gesamten Europäischen Union verbreitet. Sie werden außerdem unter der Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
zugänglich gemacht und den Aktionären mitgeteilt. Ab dem Zeitpunkt der Bekanntmachung der Ergänzung der Tagesordnung im Bundesanzeiger
können die Aktionäre auch über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
zu den ergänzten Punkten der Tagesordnung im Wege der elektronischen Briefwahl abstimmen oder Vollmacht und Weisung an die
Stimmrechtsvertreter erteilen.
Über den im Rahmen einer zulässigen Tagesordnungsergänzung bekannt gemachten Beschlussvorschlag wird während der Hauptversammlung
abgestimmt werden.
|
| b. |
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG
Mit der Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Briefwahl gehen - soweit in den vorstehenden Hinweisen nicht anders
ausgeführt - keine teilnahmebezogenen Rechte einher. Dementsprechend können Aktionäre und ihre Bevollmächtigten während der
Hauptversammlung keine Gegenanträge gegen die Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung
stellen sowie Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers (Tagesordnungspunkt 4) machen.
Allerdings gelten Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 AktG oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind,
nach § 1 Abs. 2 Satz 3 PandemieG als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende unterbreitende Aktionär
oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Nach §§ 126, 127 AktG werden zugänglich zu machende Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge von der Gesellschaft veröffentlicht,
wenn sie spätestens bis zum 29. November 2021, 24:00 Uhr (MEZ) (Eingang bei der Gesellschaft), an die nachstehende Adresse mit Nachweis der Aktionärseigenschaft übersendet werden. Anderweitig
adressierte Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
| |
ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
oder E-Mail: [email protected]
|
Bis spätestens zum Ablauf des Montags, den 29. November 2021, bei vorstehender Adresse mit Nachweis der Aktionärseigenschaft eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden, soweit
sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind, im Internet unter der Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
unverzüglich veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetseite veröffentlicht.
|
| c. |
Fragerecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 PandemieG
Bei einer Hauptversammlung, die gemäß § 1 Abs. 2 PandemieG ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
stattfindet, wird den angemeldeten Aktionäre oder ihren Bevollmächtigten ein Fragerecht zu Angelegenheiten der Gesellschaft
im Wege elektronischer Kommunikation eingeräumt, soweit die Beantwortung der gestellten Frage zur sachgemäßen Erledigung des
Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Das Fragerecht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen
der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Da der hiermit einberufenen Hauptversammlung u.a. der Konzernabschluss
und der Konzernlagebericht vorgelegt werden, erstreckt sich das Fragerecht auch auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss
einbezogenen Unternehmen.
Die Fragen sind in Übereinstimmung mit § 1 Abs. 2 Satz 2 PandemieG bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, d.h.
bis zum 12. Dezember 2021, 24:00 Uhr (MEZ) (Eingang bei der Gesellschaft), in deutscher Sprache im Wege der elektronischen Kommunikation über den passwortgeschützten
Internetservice der Gesellschaft unter
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
einzureichen. Die Beantwortung der eingereichten Fragen erfolgt während der Hauptversammlung. Der Vorstand wird gemäß § 1
Abs. 2 Satz 2 PandemieG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, wie er die Fragen beantwortet.
Es gelten die allgemeinen Auskunftsverweigerungsrechte gemäß § 131 Abs. 3 AktG. Das gilt insbesondere insoweit, als die Erteilung
der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet wäre, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen
einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen oder soweit sich der Vorstand durch die Erteilung der Auskunft strafbar machen
würde.
|
|
| 12. |
Weitere Angaben zur Beschlussfassung; Veröffentlichungen auf der Internetseite/Ergänzende Informationen gemäß § 124a AktG
Die Beschlussfassungen zu den Tagesordnungspunkten 2 (Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für
das Geschäftsjahr 2020), 3 (Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020)
und 4 (Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021) haben verbindlichen Charakter (BV) im Sinne der Durchführungsverordnung
(EU) 2018/1212 (EU-DVO). Die Beschlussfassungen zu Tagesordnungspunkt 5 (Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems
für die Mitglieder des Vorstands) und 6 (Beschlussfassung über die Bestätigung der Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats)
haben empfehlenden Charakter im Sinne der EU-DVO. Zu Tagesordnungspunkt 1 (Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und
des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2020, des zusammengefassten Lageberichts für die ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
und den Konzern für das zum 31. Dezember 2020 endende Geschäftsjahr sowie des Berichts des Aufsichtsrats und des erläuternden
Berichts des Vorstands zu den Angaben gemäß §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB jeweils für das zum 31. Dezember 2020 endende
Geschäftsjahr) wird kein Beschluss gefasst.
Diese Einladung zur Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und etwaige Anträge von Aktionären sowie weitere
Informationen, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts sowie der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte und zur Vollmachts-
und Weisungserteilung, stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
zur Verfügung. Dort werden nach der Hauptversammlung auch die festgestellten Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.
|
| 13. |
Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des passwortgeschützten Hauptversammlungsportals der
Gesellschaft und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät.
Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit
einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.
Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser
und Lautsprecher oder Kopfhörer. Für den Zugang zum passwortgeschützten Hauptversammlungsportal der Gesellschaft benötigen
Sie Ihre individuellen Zugangsdaten, die Sie mit der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung erhalten. Mit diesen Zugangsdaten
können Sie sich im Hauptversammlungsportal auf der Anmeldeseite anmelden.
Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung
zu vermeiden, wird empfohlen - soweit möglich - die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung
auszuüben.
Weitere Einzelheiten zum passwortgeschützten Hauptversammlungsportal der Gesellschaft und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen
erhalten die Aktionäre zusammen mit der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung bzw. im Internet unter der Internetadresse
| https://adler-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/ordentliche-hauptversammlung-2021/ |
|
| 14. |
Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung
Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft die Hauptversammlung
am 14. Dezember 2021 ab 10:00 Uhr (MEZ) in voller Länge live in Bild und Ton verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen
Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des Hauptversammlungsportals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von
Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern
Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen
und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch
genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Hauptversammlungsportal und dessen generelle
Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service
eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt.
Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere
zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss
sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.
|
| 15. |
Aktionärshotline
Bei allgemeinen Fragen zum Ablauf der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft können sich die Aktionäre und Intermediäre
per E-Mail an
wenden. Zusätzlich steht Ihnen von Montag bis einschließlich Freitag (außer an Feiertagen) zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr
(MEZ) die Aktionärshotline unter der Telefonnummer +49 (89) 21027-220 zur Verfügung.
|
| 16. |
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter
Die Gesellschaft verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung
(EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung
personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (nachfolgend 'DS-GVO')) personenbezogene
Daten: Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls den Namen des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten
Aktionärsvertreters), persönliche Daten (z.B. Name, Geburtsdatum), Informationen über die Aktien (z.B. Aktienanzahl, Aktiengattung,
Besitzart der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. Nummer der Stimmrechtskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen,
um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Gesellschaft
wird gesetzlich vertreten durch ihren Vorstand, namentlich Herrn Rienecker und Herrn Frank.
Die Kontaktdaten der Gesellschaft als verantwortliche Stelle lauten:
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ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
Vorstand
Am Karlsbad 11
10785 Berlin
Deutschland
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Soweit die personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären und Aktionärsvertretern im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung
angegeben werden, übermittelt die depotführende Bank oder ein in den Anmeldevorgang eingebundener Dritter die personenbezogenen
Daten der Aktionäre oder Aktionärsvertreter an die Gesellschaft.
Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung nach Maßgabe des Aktiengesetzes durchzuführen. Die Verarbeitung
der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für die Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte
der Aktionäre zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle.
Die personenbezogenen Daten der Aktionäre werden zum Zwecke der Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses
und zur Vorbereitung des Abstimmungsverfahrens, zur Erstellung der Niederschrift über den Verlauf der Hauptversammlung sowie
zum Zwecke der Erfüllung aktiengesetzlicher Pflichten der Gesellschaft nach Durchführung der Hauptversammlung verarbeitet.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.
Die personenbezogenen Daten werden ferner zu statistischen Zwecken verarbeitet, z.B. zur Darstellung der Entwicklung der Aktionärsstruktur
oder der Handelsvolumina. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) und
Abs. 4 DS-GVO.
Personenbezogene Daten werden durch die Gesellschaft grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten Dritte,
welche zum Zweck der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, von der Gesellschaft solche personenbezogenen Daten,
die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Sie verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung
der Gesellschaft. Bei solchen Dritten handelt es sich z.B. um Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa Hauptversammlungsagenturen,
Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer.
Die Gesellschaft speichert - vorbehaltlich nach der Hauptversammlung in Kraft tretender gesetzlicher Vorschriften - die personenbezogenen
Daten aufgrund gegenwärtiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für einen Zeitraum von zehn Jahren, beginnend mit dem Ende
des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand. Im Einzelfall kann es zu einer längeren Speicherung der personenbezogenen
Daten kommen, wenn die weitere Verarbeitung der Daten noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren
in Bezug auf die Hauptversammlung notwendig ist.
Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf
Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die Erläuterungen im Abschnitt
'Angaben zu den Rechten der Aktionäre' verwiesen.
Den Aktionären und Aktionärsvertretern stehen die Rechte nach Kapitel III der DS-GVO zu, namentlich ein Auskunftsrecht gemäß
Art. 15 DS-GVO, das Recht, nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger
personenbezogener Daten oder nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO die unverzügliche Löschung der personenbezogenen Daten zu verlangen,
nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen und das Recht,
nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO die personenbezogenen Daten in einem den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Format
zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).
Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
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ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
Vorstand
Am Karlsbad 11
10785 Berlin, Deutschland
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Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht, insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde,
die am Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort des Aktionärs oder Aktionärsvertreters zuständig ist, oder des Bundeslandes,
indem der mutmaßliche Verstoß begangen wurde, zu.
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
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ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
Datenschutzbeauftragter
Am Karlsbad 11
10785 Berlin, Deutschland
Telefon: +49 30 39 80 18 199
E-Mail: [email protected]
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Berlin, im November 2021
ADLER Real Estate Aktiengesellschaft
Der Vorstand
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04.11.2021 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
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